入居者様から退去の申し出があったら、退去の手続きを進めます。
不動産業者へ物件の管理を任せている場合は、管理会社が全てを代行して行うのですが、自主管理の場合はオーナー様ご自身で全てを行わなければならないので、少々大変です。
退去立会い日を決める
まずは入居者様と連絡を取り、一緒に部屋の状況を確認する「退去立会」の日程を決めます。
退去立会は、部屋の荷物が空になった後に行うものですので、引越当日、引越業者が荷物を積み終わったタイミングで行うのが一般的です。
汚れや傷があった場合、入居者様とオーナー様との間の負担割合の分け方が難しいですが、国土交通省が定める「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」を基準にするとトラブルも起こりずらいです。
当社でも管理物件の退去立会は上記を使って行っておりますが、退去トラブルはほとんどありません。
当社の詳しい管理内容についてはこちらを参照ください。
請求額を決定する
負担割合が決まれば、退去費用として入居者様に対しいくら請求するのかを決定します。
（敷金を預かっていれば、差し引いて返金することもあります。）
慣れておらず原状回復工事の相場が分からない場合は、当日は一旦負担の割合だけを決定し、請求額については、後日原状回復を依頼する会社の方に見積もりを出してもらってからの決定とするのが安全でしょう。
原状回復の業者さんが協力してくれるならば、退去立会に同席してもらい、修繕箇所を一緒に確認し、見積を出してもらうようにすると、間違いが少なくて済みます。
ちなみに、当社の場合は提携の業者さんがおり、だいたいの相場が共有されていますので、よほど大きな修繕が必要とならない限りは、その場で金額を算出し、入居者の方に請求もしくは返金する額をお伝えするようにしています。
そのため、当社が管理させて頂いている物件のオーナー様は、特に何もしなくても退去→再募集が完了する、という仕組みです。
物件を引き渡してもらう
あとは、渡している鍵を全て返してもらえば、立会が完了です。
書類のやり取りやお金の返金などが必要な場合は、「引越先の住所」「振込口座」なども忘れずに聞くようにしましょう。
また、契約期間を残して退去する場合は、火災保険の返金もあると思いますので、入居者様に火災保険を解約し、返金をうけるよう指示しましょう。
当社の場合は、火災保険の返金手続きもオーナー様に代わり行わせて頂きます。
原状回復工事を行う
お部屋が綺麗で傷や汚れがほとんどない場合は、ハウスクリーニングとエアコンクリーニングを行えば次の方へ貸せる状態になります。しかし、そうでない場合は期間を取って、業者の方に工事を行ってもらわなければなりません。
費用が高額になると、入居者様とトラブルになる原因にもなりますので、内訳など丁寧にお伝えするようにしましょう。
当社の管理物件でも、物件の汚れや破損が多く費用がかかるケースがありますが、当社独自の契約書にて細かく負担割合を指定していますので、トラブルにはなりません。
物件の再募集を行う
空室となったお部屋の再募集をしなければなりません。
管理会社がいない場合は、不動産業者へ１件１件オーナー様自ら電話をして募集をしてもらう必要があります。
また、内覧のスケジュール調整などもご自身で行わなければなりません。
意外と手間が多く、慣れないとミスが起こりやすい作業でもあるので、物件の管理は不動産業者へ任せた方が安全かと思います。
不動産業者によって管理の質や入居率が異なりますので、よく話を聞いて、こまめに連絡がとれて、素早く対応してくれる業者を選ぶことをお勧めします。
ちなみに当社に管理を任せて頂く場合は、こちらのような内容で行わせて頂きます。
ご要望がございましたら、お気軽にご相談ください。
